3月29日下午，學校副校長方德英、紀委書記邱曉平及網絡中心負責人、業務骨干一行8人深入檔案館開展調研，參觀了檔案館庫房，并就檔案信息化建設工作進行了座談和研討。
座談中，檔案館館長楊巧明就檔案館管理現狀、存在的問題及“十三五”規劃中的檔案信息化項目作了詳細匯報，并表達了對網絡中心前期給予業務指導和幫助的感謝。
邱曉平充分肯定了自學校去年中層干部調整以來，檔案館通過內部加強溝通協調、外部積極調研學習，全館工作人員努力進取所取得的成績。他對檔案館信息化工作提出要求：一要充分認識檔案館目前信息化工作底子薄、較為落后、與其他兄弟院校相比還存在很大差距的現狀。二要深刻領會檔案信息化建設對于提升內部管理水平，為廣大師生、校友提供即時優質現場服務的重要意義。通過信息化建設，實現網上查詢，做到跨校區服務，真正做到以人為本，全心全意為師生服務。三要通過檔案信息化建設，為良鄉二期校史館建設打好基礎。通過圖片、音頻、視頻、多媒體、實物展示等多種方式展示學校發展歷史、現狀和取得的成就，提升校史館綜合服務水平，促進校園文化建設。最后，邱曉平強調，在分步驟、遞進式推進檔案信息化建設的同時，務必要建立適應檔案信息化發展的日常配套工作機制，使信息化系統能夠得到切實的應用。
網絡中心主任左敏詳細介紹了指導、幫助檔案館申報信息化項目的過程、遇到的問題及解決辦法，說明了網絡中心對校園網絡軟件、硬件和安全統籌管理的情況。他表示，檔案館信息化系統要與校園其他信息系統有效對接，避免形成信息孤島，強調信息化建設以統一為原則，最終達到服務廣大師生、校友和教學、科研、管理的目的。左敏就檔案館工作人員提出的系統對接、網絡信息安全、數據共享等方面的問題進行了解釋和說明。
方德英表示，根據檔案館的現狀和館藏情況，加強檔案信息化建設是非常必要的。他要求檔案信息化建設要體現“三性”：一是服務性。要秉承服務理念，以切實為廣大師生校友提供快速、便捷服務為目標。二是系統性。網絡中心要在技術上多指導、多操心、多想辦法、多為檔案館信息化建設提供需求導向，強調系統流動性的同時，針對檔案保密的特殊要求，務必要注重安全性。檔案館和網絡中心要多交流、多研討，制定周全、詳細的信息化建設計劃。三是前瞻性。新建系統既要跟上當前信息的技術發展，更要考慮未來發展的需求。現有業務系統與技術系統要在空間、邏輯、形式上相融合，實現紙質、數字檔案的雙重管理，并在建成后得到實實在在的應用。
檔案館全體工作人員表示，一定不辜負校領導和師生、校友的期望，繼續積極主動地與相關部門、服務公司聯系，爭取早日建成與學校其他部門信息系統有效對接的檔案數字化系統，為廣大師生和校友提供更加便捷、高效、優質的服務。
