7月18日，志愿者業務口副經理丁偉芳和兩位老師就賽前準備及賽時運行計劃進行了討論，其中包括“志愿者之家”管理條例、慰問巡查工作規范、志愿者工作賽時應急機制、工作例會制度以及志愿者激勵保障通用政策。

在討論賽事運行物資計劃時，他們將列出的物資一一篩選，以確保沒有任何一件物品是多余的，也沒有任何一件物品被遺忘。清涼油、十滴水、菊花茶等祛暑物品、“志愿者之家”的娛樂物資、志愿者的紀念品等，都在這份物資計劃中得到體現。討論中，運行組的紀彬彬老師提出：應購置茶桶，直接將沏好的茶水提供給志愿者，而不是提供茶葉和熱水，以避免浪費茶葉及剩茶根隨意丟棄的現象發生。這一意見提出后，得到了副經理丁偉芳的認同，并且立即寫入物資清單。例會什么時候開、開會時說哪些內容、“志愿者之家”如何布置、志愿者手冊的內容，等等，每個問題都會被細化。

在這次奧運會的服務中，宣傳組將會為每名志愿者拍攝最短時長為一分鐘的視頻，包括自我介紹、工作記錄等，以制作紀念光盤，記錄這難得的服務奧運的工作場景。同時，宣傳組也要保證每名志愿者都有圖片資料保存，制作團隊紀念冊。

賽時，兩部志愿者熱線將開通，一部位于志愿者服務處，用于志愿者意見投訴及反饋；另一部位于“志愿者之家”，用于志愿者對于乘車路線的咨詢。