各單位、各部門(mén)：
為切實(shí)做好2019年檔案歸檔工作，確保學(xué)校2018年各項(xiàng)工作中形成的檔案材料完整歸檔，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔范圍
（一）各單位、各部門(mén)文件材料收集歸檔的具體范圍，請(qǐng)按照《北京工商大學(xué)檔案管理辦法》中歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。凡2018年1月1日至12月31日形成的、屬于歸檔范圍的文件材料都要收集歸檔。
（二）各單位、各部門(mén)2018年度舉辦的重大活動(dòng)、重要工作形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)文件材料，均要收集歸檔。其中文件材料較多的，按活動(dòng)、工作項(xiàng)目立專(zhuān)題卷，具體操作要求按照《北京工商大學(xué)關(guān)于“重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重要人物、重要實(shí)物”檔案及時(shí)收集歸檔的辦法》執(zhí)行。
（三）各單位、各部門(mén)反映學(xué)校歷史真實(shí)面貌的實(shí)物，包括各類(lèi)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、榮譽(yù)證書(shū)等；公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士的題詞、字畫(huà)等；本單位、本部門(mén)自形成以來(lái)使用過(guò)的牌匾、停用的各種印章，都要收集歸檔。
二、歸檔要求
（一）凡應(yīng)收集歸檔的文件材料，各單位、各部門(mén)要努力做到文件材料完整、準(zhǔn)確、全面。
（二）收集歸檔的各類(lèi)文件材料都應(yīng)是原件，復(fù)印件及傳真件等一般不能作為歸檔文件材料。依據(jù)性、憑證性文件材料的印章、簽名等要素必須齊全、清晰。各類(lèi)文件材料用紙、書(shū)寫(xiě)墨跡等要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，確保文件材料的有效性。各單位、各部門(mén)檔案員應(yīng)按照收集原則和重點(diǎn)并根據(jù)歸檔范圍，在平時(shí)積累組卷的基礎(chǔ)上，收集文件材料，詳見(jiàn)附件《文件材料收集注意事項(xiàng)》。
（三）各單位、各部門(mén)檔案員將文件材料收集齊全并進(jìn)行初步分類(lèi)后，應(yīng)先通知檔案館老師指導(dǎo)驗(yàn)收，準(zhǔn)確無(wú)誤后再進(jìn)行分類(lèi)預(yù)立卷，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，打印（或填寫(xiě)）卷內(nèi)目錄和案卷移交目錄。
（四）收集歸檔的文件材料包括紙質(zhì)文件材料和相關(guān)的電子文件材料。紙質(zhì)文件材料整理立卷的具體操作要求按《北京工商大學(xué)檔案管理辦法》執(zhí)行。電子文件材料的收集、歸檔，具體操作要求按《北京工商大學(xué)電子文件歸檔與管理暫行辦法》執(zhí)行。
（五）請(qǐng)各單位、各部門(mén)檔案員親自報(bào)送檔案材料。
三、歸檔時(shí)間
歸檔時(shí)間自本《通知》發(fā)布之日起，至5月31日止。請(qǐng)各單位、各部門(mén)務(wù)必在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成立卷歸檔。
聯(lián)系人：張晶晶 劉揚(yáng) 電話：68984662
地 址：阜成路西校區(qū)教二樓102室
附件：
2. 北京工商大學(xué)關(guān)于“重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重要人物、重要實(shí)物”檔案及時(shí)收集歸檔的辦法
5. 案卷移交目錄
檔案館
2019年3月5日