各部門：
為了切實做好2011年度全校檔案材料的收集工作，確保學校各項工作形成的文件材料完整、齊全，特就有關事項通知如下：
一、收集歸檔范圍
1.各單位文件材料收集歸檔的具體范圍，請按照《北京工商大學檔案管理辦法》中歸檔范圍和保管期限表執行。凡2011年1月1日至12月31日形成的、屬于歸檔范圍的文件材料都要收集歸檔；
2.各單位2011年度舉辦的重大活動、重要工作形成的、具有保存價值的各類文件材料，均要收集歸檔，其中文件材料較多者的，按活動、工作項目立專題卷；
3.收集歸檔的文件材料包括紙質文件材料和相關的電子文件材料。
二、收集歸檔要求
1.凡應收集歸檔的文件材料，各單位要努力做到文件材料完整、準確、系統，以確保文件材料的真實性和全面反映本單位職能工作情況；
2.收集歸檔的各類文件材料都應是原件，復印件及傳真件等一般不能作為歸檔文件材料。依據性、憑據性文件材料的印章、簽名等要素要齊全、清晰。各類文件材料用紙、 書寫墨跡等要規范、標準，以確保文件材料的有效性；
3.各歸檔單位兼職檔案員將文件材料收集齊全匯總后進行分類預立卷，經檔案館業務指導人員檢查預立卷合格后，再印制頁號，并打印（或填寫）卷內目錄和案卷移交目錄一式兩份，歸檔時歸檔單位與檔案館雙方簽字后各執一份存查；
4.紙質文件材料整理立卷的具體操作要求按《北京工商大學檔案管理辦法》執行。各單位應注意電子文件的收集、歸檔，各單位形成的有保存價值的數據庫、音頻、視頻、圖像庫和文本型文件也可以直接向檔案館移交。
5.檔案館已啟用數字檔案管理系統，將安排專人指導各單位將歸檔文件目錄上傳至本單位系統內。
三、歸檔時間
1.全校歸檔時間為3月1日至6月30日，請各單位在規定的歸檔時間內按時立卷歸檔；
2.檔案館將隨時公布各單位文件材料立卷歸檔情況
3.聯系人：王愛群、曹卉
地址：阜成路校區教二樓102室
電話：68984662
如有變動，請及時聯系檔案館。
特此通知
檔案館
2012年3月4日
（擬稿人：王愛群 曹 卉 審核：張曉磊 宋 煜 編輯：李楊蕓）