各單位：
為了切實做好2010年度全校檔案材料的收集工作，確保學(xué)校各項工作形成的文件材料完整、齊全，特將有關(guān)事項通知如下：
一、收集歸檔范圍
1．各單位文件材料收集歸檔的具體范圍，請按照《北京工商大學(xué)檔案管理辦法》中歸檔范圍和保管期限表執(zhí)行。凡2010年1月1日至12月31日形成的、屬于歸檔范圍的文件材料都要收集歸檔；
2．各單位2010年度舉辦的重大活動、重要工作形成的具有保存價值的各類文件材料，均要收集歸檔，其中文件材料較多者的，按活動、工作項目立專題卷；
3．收集歸檔的文件材料包括紙質(zhì)文件材料和相關(guān)的電子文件材料?！?
二、收集歸檔要求
1．凡應(yīng)收集歸檔的文件材料，各單位要努力做到文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，以確保文件材料的真實性和全面反映本單位職能工作情況；
2．收集歸檔的各類文件材料都應(yīng)是原件，復(fù)印件及傳真件等一般不能作為歸檔文件材料。依據(jù)性、憑據(jù)性文件材料的印章、簽名等要素要齊全、清晰。各類文件材料用紙、書寫墨跡等要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，以確保文件材料的有效性；
3．各歸檔單位兼職檔案員將文件材料收集齊全匯總后進(jìn)行分類預(yù)立卷，經(jīng)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員檢查預(yù)立卷合格后，再編制頁號，并打印（或填寫）卷內(nèi)目錄和案卷移交目錄一式兩份，歸檔時歸檔單位與檔案館雙方簽字后各執(zhí)一份存查；
4．紙質(zhì)文件材料整理立卷的具體操作要求按《北京工商大學(xué)檔案管理辦法》執(zhí)行。各單位應(yīng)注意電子文件的收集、歸檔，各單位形成的有保存價值的數(shù)據(jù)庫、音頻、視頻、圖像庫和文本型文件也可以直接向檔案館移交；
5．檔案館已啟用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，今年要求各單位通過檔案館主頁，登陸檔案管理系統(tǒng)，將歸檔目錄上傳至本單位系統(tǒng)內(nèi)?！?
三、歸檔時間
1．全校歸檔時間為3月21日至5月30日，請各單位在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)按時立卷歸檔
2．檔案館將隨時公布各單位文件材料立卷歸檔情況
3．聯(lián)系人：張晶晶 王愛群 地址：阜成路校區(qū)教二樓102室 電話：68984662
檔案館
2011年3月21日